1. PENDAHULUAN
2. Pengertian dan Konsep IT Governance
3. Peranan dan Implementasi IT Governance dalam Pendidikan
Seperti yang disinggung di awal bahwa IT Governance mutlak diperlukan dalam dunia pendidikan dalam rangka tercapainya tujuan pendidikan yaitu mencerdaskan kehidupan berbangsa dan bernegara. Bisa dibayangkan jikalau di suatu universitas, data nilai mahasiswa hilang atau tertukar, sementara backup data tersebut tidak ada. Bisa dibayangkan juga betapa sembrawutnya dari sisi manajemen, jikalau semua orang bisa mengakses dan mengedit nilai akademik mahasiswa. Maka dari itu diperlukan aturan-aturan yang jelas tentang pemisahan tanggung jawab, apa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas tertentu. Prinsip-prinsip IT Governance harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara sistemik pada sebuah organisasi umumnya.
Peran Teknologi Informasi sebagai bagian dari Sistem Informasi (SI) telah mengalami perubahanan secara dramatis. Saat ini, TI tidak hanya diharapkan sebagai perangkat pembantu kegiatan organisasi pendidikan tetapi sudah merupakan bagian strategi dari suatu organisasi pendidikan untuk mencapai tujuannya.
Seiring berjalannya waktu, peran dunia pendidikan saat ini bukan lagi semata-mata murni pendidikan, dalam arti hanya berfokus kepada masalah ngajar-mengajar saja, tetapi sudah bergeser ke arah bisnis, sekalipun institusi pendidikan tersebut milik pemerintah, lebih-lebih institusi pendidikan itu milik dan dikelola oleh swasta. Hal tersebut tidak bisa disalahkan karena institusi tersebut harus membiayai operasional mereka masing-masing yang bebannya selangit dan tuntutan memberikan pelayanan yang bagus dan memuaskan kepada siswa ataupun mahasiswanya. Permasalahannya adalah bagaimana menyelaraskan antara strategi bisnis dan strategi teknologi di dunia pendidikan. Untuk menjawab permasalahan ini, dunia pendidikan mutlak harus melaksanakan perencanaan arsitektur sistem informasi (enterprise architecture) yang akan menyediakan framework untuk membuat keputusan IT jangka panjang yang tepat guna dengan mempertimbangkan kepentingan institusi pendidikan secara keseluruhan.
Enterprise architecture merupakan kegiatan pengorganisasian data yang dipergunakan dan dihasilkan oleh organisasi yang mencakup tujuan proses bisnis dari organisasi tersebut. Sedangkan Arsitektur informasi organisasi (EA) adalah sebuah cetak biru (blueprint) yang menjelaskan bagaimana elemen IT dan manajemen informasi bekerjasama sebagai satu kesatuan. Kerangka kerja seperti ini akan menggambarkan infrastruktur yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuan dan visinya membentuk IT Governance yang baik dan efektif.
IT Governance adalah suatu sistem untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi untuk mencapai tujuannya dengan menambahkan suatu teknologi informasi dan prosesnya. Organisasi pendidikan memiliki karakter tersendiri yang sifatnya khas. Sehingga bentuk sistem informasi yang diperlukan pun haruslah memiliki karakter tersendiri. Namun dalam perkembangannya, belum ada model kerangka dasar yang khusus untuk membangun sistem informasi di perguruan tinggi khususnya di Indonesia yang berlandaskan pada karakter masing-masing institusi perguruan tinggi ataupun lembaga pendidikan lainnya.
Berkaitan dengan implementasi IT Governance di institusi pendidikan indonesia, paling tidak diperlukan approach atau pendekatan prinsip-prinsip IT Governance yang tepat yang sesuai dengan karakteristik institusi pendidikan kita secara umum. Menurut Weill dan Ross (2004:114), prinsip-prinsip penerapan IT Governance yang baik adalah sebagai berikut:
1. Simpel; artinya mekanisme pengimplementasian IT governance mesti mendefinisikan dahulu
tanggungjawab dan tujuan yang jelas dari tiap-tiap organisasi tersebut.
2. Transparan; artinya adanya mekanisme yang efektif dan proses yang jelas bagi
siapapun yang berkaitan dengan keputusan yang dibuat tentang IT.
3. Kecocokan; artinya mekanisme IT Governancenya harus mengikutsertakan
individu-individu yang capable dibidangnya.
Weill & Ross (MIT, 2005) mengemukakan bahwa ada 5 hal yang penting yang harus diperhatikan dalam IT Governance yaitu
1. IT Principles yang menyangkut keputusan tingkat tinggi mengenai peran strategis IT untuk
mendukung bisnis.
2. IT Architecture yang meliputi serangkaian pilihan teknik IT yang terpadu untuk membantu
organisasi memenuhi kebutuhan bisnisnya.
3. IT Infrastructure meliputi penyediaan jasa IT yang terpusat dan terkoordinasi yang
merupakan fondasi atas kapabilitas IT yang dimiliki suatu perusahaan
4. Business Application
5. IT Failure
Institusi pendidikan yang memperhatikan IT Governance tentu akan memilih perangkat IT yang berkualitas sehingga menghasilkan sistem informasi manajemen yang handal dan mendukung pendidikan. Jim Collins dalam buku best sellernya Good to Great mengatakan teknologi memang dapat mempercepat transformasi tetapi teknologi tidak dapat menyebabkan tranformasi itu sendiri. Artinya, IT Governance juga berkaitan dengan pengembangan SDM yang berkualitas.
Dari beberapa uraian IT Governance dan kaitannya dengan dunia/institusi pendidikan di atas, dapat diambil beberapa point penting mengenai peranan IT Governance:
1. Conformance objective( penyesuaian) – berfokus pada education governance
2. Sebagai pendukung dunia pendidikan untuk mencapai tujuannya
3. IT berfungsi sebagai pengiriman dan pelaporan data, dalam hal ini IT harus dapat
memastikan:
• Integritas informasi
• Ketepatan waktu untuk mempercepat pengambilan keputusan
• Menyediakan laporan
• Mengotomatisasi penangkapan data.
4. Memberikan layanan yang diperlukan kepada masyarakat akademis secara memuaskan,
handal dan terjangkau.
5. Meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan misi pendidikan
6. Dalam kaitannya dengan keamanan informasi, IT Governance berperan dalam hal:
• Confidentiality
• Integrity
• Availability of information
• Kontinuitas dari service dan proteksi-terhadap asset informasi
7. Memberikan informasi yang akurat ke dalam dan luar institusi.
4. Kesimpulan
Setiap institusi pendidikan yang menggunakan IT mutlak harus memahami dan menggunakan IT Governance untuk mengelola teknologi informasi di dalam institusi pendidikan, demi memberikan layanan dan informasi akademik yang akurat, cepat, handal, dan mudah dijangkau sehinngga tujuan utama pendidikan tercapai secara efektif dan efisien. IT governance yang efektif berarti penggunaan IT pada insititusi pendidikan tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara penggunaan IT dengan visi, misi, tujuan dan nilai institusi pendidikan yang bersangkutan.
IT Governance dalam dunia pendidikan merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip institusi pendidikan dengan memfokuskan pada kegiatan manajemen dan penggunaan IT untuk pencapaian tujuan institusi pendidikan. Pada intinya IT governance adalah serangkaian kegiatan pengambilan keputusan, akuntabilitas pelaksanaan kegiatan penggunaan IT, siapa yang mengambil keputusan, mengatur dan mengelola proses pembuatan dan pengimplementasian keputusan-keputusan yang berkaitan dengan IT.
5. Referensi :
[1] Ayuning Budiati. 2006. Makalah : IT Governance Sektor Publik Di Indonesia:Konsep dan
Kebijakan. Bandung.
[2] Jaka Sembiring, dan Kuswardani Mutyarini. Makalah : Arsitektur Sistem Informasi untuk
Institusi Perguruan Tinggi di Indonesia. Bandung.
[3] Materi Kuliah IT Policy dan Strategy Management: CISA Review Manual 2009. STIMIK
Nusa Mandiri, Jakarta.
Dunia pendidikan merupakan area yang sangat signifikan dalam proses mencerdaskan kehidupan berbangsa dan bernegara sebagaimana yang tertuang dalam UUD 1945. Bangsa manapun di dunia ini selamanya tidak akan pernah maju manakala tidak mencerdaskan kehidupan berbangsa dan bernegaranya. Ketika jepang diluluhlantahkan dan dihancurleburkan tanah airnya oleh tentara sekutu, prioritas pertama yang mereka bangun adalah sektor pendidikan, sehingga mereka bisa menjadi negara maju seperti yang kita lihat sekarang ini.
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi (IT) di berbagai sektor kehidupan, telah banyak membawa perubahan, termasuk dalam hal ini sektor pendidikan. Pekerjaan yang sebelumya hanya dilakukan oleh manusia secara manual kini dapat dilakukan oleh manusia dengan bantuan komputer. Jikalau dulu seorang dosen mengajar di kelas disibukkan dengan cata-mencatat maupun gambar-menggambar, kini dengan adanya teknologi komputer dan LCD proyektor, dosen hanya fokus menjelaskan saja materi kuliah, sehingga hasil belajar mengajar menjadi lebih optimal. Kalau dulu begitu susahnya mencari buku-buku maupun bahan-bahan referensi belajar mengajar, dengan adanya internet hal yang demikian itu menjadi tidak terlalu bermasalah. Begitupun kalau kita ingin mengetahui profile dan informasi universitas tertentu, kita tinggal membuka web universitas yang bersangkutan. Masih banyak lagi 1001 manfaat lain IT dalam dunia pendidikan. Dari seabreg banyak manfata IT, yang jelas pengunaa IT dalam dunia pendidikan akan dapat menghemat waktu, ruang dan jarak tempuh atas data dan informasi. Lembaga/institusi pendidikan yang kurang tanggap terhadap kegunaan IT ini, akan ketinggalan dan menjadi kalah bersaing untuk maju dan berkembang.
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi (IT) di berbagai sektor kehidupan, telah banyak membawa perubahan, termasuk dalam hal ini sektor pendidikan. Pekerjaan yang sebelumya hanya dilakukan oleh manusia secara manual kini dapat dilakukan oleh manusia dengan bantuan komputer. Jikalau dulu seorang dosen mengajar di kelas disibukkan dengan cata-mencatat maupun gambar-menggambar, kini dengan adanya teknologi komputer dan LCD proyektor, dosen hanya fokus menjelaskan saja materi kuliah, sehingga hasil belajar mengajar menjadi lebih optimal. Kalau dulu begitu susahnya mencari buku-buku maupun bahan-bahan referensi belajar mengajar, dengan adanya internet hal yang demikian itu menjadi tidak terlalu bermasalah. Begitupun kalau kita ingin mengetahui profile dan informasi universitas tertentu, kita tinggal membuka web universitas yang bersangkutan. Masih banyak lagi 1001 manfaat lain IT dalam dunia pendidikan. Dari seabreg banyak manfata IT, yang jelas pengunaa IT dalam dunia pendidikan akan dapat menghemat waktu, ruang dan jarak tempuh atas data dan informasi. Lembaga/institusi pendidikan yang kurang tanggap terhadap kegunaan IT ini, akan ketinggalan dan menjadi kalah bersaing untuk maju dan berkembang.
Sedemikian besarnya peran IT dalam dunia pendidikan, maka haruslah ditopang dengan tata kelola IT (IT Governance) yang benar dan baik. Kesalahan secuil saja tentang IT Governance ini bisa berimbas bocornya data suatu institusi yang bermuara pada hancurnya institusi tersebut. Selain itu juga penerapan IT dalam dunia pendidikan memerlukan biaya yang cukup besar dan disertai resiko kegagalan yang tidak kecil, maka IT Governance yang baik mutlak diperlukan dari mulai perencanaan sampai implementasinya, dan pengelolaan IT yang akan diterapkan harus mengacu pada standard yang sudah mendapatkan pengakuan secara luas, seperti ISO 17799, COSO, ITIL dan COBIT.
2. Pengertian dan Konsep IT Governance
Weill dan Ross (2004:2) mendefenisikan IT Governance sebagai keputusan-keputusan yang diambil, yang memastikan adanya alokasi penggunaan IT dalam strategi-strategi organisasi yang bersangkutan. IT Governance merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip organisasi dengan memfokuskan pada kegiatan manajemen dan penggunaan IT untuk pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian, IT governance pada intinya mencakup pembuatan keputusan, akuntabilitas pelaksanaan kegiatan penggunaan IT, siapa yang mengambil keputusan, dan memanaj proses pembuatan dan pengimplementasian keputusan-keputusan yang berkaitan dengan IT. Suatu IT governance yang efektif berarti penggunaan IT pada organisasi tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara penggunaan IT dengan visi, misi, tujuan dan nilai organisasi yang bersangkutan. Terkait dengan hal tersebut, adapun beberapa area Fokus IT Governance (CISA Review Manual 2009 : 87) :
1. Strategic aligment : menyelaraskan keamanan informasi dengan strategi bisnis untuk
menopang tujuan organisasi.
2. Risk management : memanaje dan melaksanakan ukuran-ukuran yang sesuai untuk
mengurangi resiko dan dampak potensial dalam sumber daya informasi pada level yang bisa
ditolerir.
3. Value delivery : Mengoptimalkan investasi keamanan di dalam menopang tujuan bisnis.
4. Performance measurement : Mengukur, memonitor, dan melaporkan proses kemanan
informasi untuk memastikan bahwa tujuan SMART (Specific, Measurable, Achievable,
Relevant and Time-bound) telah dicapai.
5. Resource management : memanfaatkan pengetahuan dan infrastruktur informasi secara
efisien dan efektif.
6. Process integration : integrasi dari proses asuransi manajemen organisasi untuk keamanan.
menopang tujuan organisasi.
2. Risk management : memanaje dan melaksanakan ukuran-ukuran yang sesuai untuk
mengurangi resiko dan dampak potensial dalam sumber daya informasi pada level yang bisa
ditolerir.
3. Value delivery : Mengoptimalkan investasi keamanan di dalam menopang tujuan bisnis.
4. Performance measurement : Mengukur, memonitor, dan melaporkan proses kemanan
informasi untuk memastikan bahwa tujuan SMART (Specific, Measurable, Achievable,
Relevant and Time-bound) telah dicapai.
5. Resource management : memanfaatkan pengetahuan dan infrastruktur informasi secara
efisien dan efektif.
6. Process integration : integrasi dari proses asuransi manajemen organisasi untuk keamanan.
3. Peranan dan Implementasi IT Governance dalam Pendidikan
Seperti yang disinggung di awal bahwa IT Governance mutlak diperlukan dalam dunia pendidikan dalam rangka tercapainya tujuan pendidikan yaitu mencerdaskan kehidupan berbangsa dan bernegara. Bisa dibayangkan jikalau di suatu universitas, data nilai mahasiswa hilang atau tertukar, sementara backup data tersebut tidak ada. Bisa dibayangkan juga betapa sembrawutnya dari sisi manajemen, jikalau semua orang bisa mengakses dan mengedit nilai akademik mahasiswa. Maka dari itu diperlukan aturan-aturan yang jelas tentang pemisahan tanggung jawab, apa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas tertentu. Prinsip-prinsip IT Governance harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara sistemik pada sebuah organisasi umumnya.
Peran Teknologi Informasi sebagai bagian dari Sistem Informasi (SI) telah mengalami perubahanan secara dramatis. Saat ini, TI tidak hanya diharapkan sebagai perangkat pembantu kegiatan organisasi pendidikan tetapi sudah merupakan bagian strategi dari suatu organisasi pendidikan untuk mencapai tujuannya.
Seiring berjalannya waktu, peran dunia pendidikan saat ini bukan lagi semata-mata murni pendidikan, dalam arti hanya berfokus kepada masalah ngajar-mengajar saja, tetapi sudah bergeser ke arah bisnis, sekalipun institusi pendidikan tersebut milik pemerintah, lebih-lebih institusi pendidikan itu milik dan dikelola oleh swasta. Hal tersebut tidak bisa disalahkan karena institusi tersebut harus membiayai operasional mereka masing-masing yang bebannya selangit dan tuntutan memberikan pelayanan yang bagus dan memuaskan kepada siswa ataupun mahasiswanya. Permasalahannya adalah bagaimana menyelaraskan antara strategi bisnis dan strategi teknologi di dunia pendidikan. Untuk menjawab permasalahan ini, dunia pendidikan mutlak harus melaksanakan perencanaan arsitektur sistem informasi (enterprise architecture) yang akan menyediakan framework untuk membuat keputusan IT jangka panjang yang tepat guna dengan mempertimbangkan kepentingan institusi pendidikan secara keseluruhan.
Enterprise architecture merupakan kegiatan pengorganisasian data yang dipergunakan dan dihasilkan oleh organisasi yang mencakup tujuan proses bisnis dari organisasi tersebut. Sedangkan Arsitektur informasi organisasi (EA) adalah sebuah cetak biru (blueprint) yang menjelaskan bagaimana elemen IT dan manajemen informasi bekerjasama sebagai satu kesatuan. Kerangka kerja seperti ini akan menggambarkan infrastruktur yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuan dan visinya membentuk IT Governance yang baik dan efektif.
IT Governance adalah suatu sistem untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi untuk mencapai tujuannya dengan menambahkan suatu teknologi informasi dan prosesnya. Organisasi pendidikan memiliki karakter tersendiri yang sifatnya khas. Sehingga bentuk sistem informasi yang diperlukan pun haruslah memiliki karakter tersendiri. Namun dalam perkembangannya, belum ada model kerangka dasar yang khusus untuk membangun sistem informasi di perguruan tinggi khususnya di Indonesia yang berlandaskan pada karakter masing-masing institusi perguruan tinggi ataupun lembaga pendidikan lainnya.
Berkaitan dengan implementasi IT Governance di institusi pendidikan indonesia, paling tidak diperlukan approach atau pendekatan prinsip-prinsip IT Governance yang tepat yang sesuai dengan karakteristik institusi pendidikan kita secara umum. Menurut Weill dan Ross (2004:114), prinsip-prinsip penerapan IT Governance yang baik adalah sebagai berikut:
1. Simpel; artinya mekanisme pengimplementasian IT governance mesti mendefinisikan dahulu
tanggungjawab dan tujuan yang jelas dari tiap-tiap organisasi tersebut.
2. Transparan; artinya adanya mekanisme yang efektif dan proses yang jelas bagi
siapapun yang berkaitan dengan keputusan yang dibuat tentang IT.
3. Kecocokan; artinya mekanisme IT Governancenya harus mengikutsertakan
individu-individu yang capable dibidangnya.
Weill & Ross (MIT, 2005) mengemukakan bahwa ada 5 hal yang penting yang harus diperhatikan dalam IT Governance yaitu
1. IT Principles yang menyangkut keputusan tingkat tinggi mengenai peran strategis IT untuk
mendukung bisnis.
2. IT Architecture yang meliputi serangkaian pilihan teknik IT yang terpadu untuk membantu
organisasi memenuhi kebutuhan bisnisnya.
3. IT Infrastructure meliputi penyediaan jasa IT yang terpusat dan terkoordinasi yang
merupakan fondasi atas kapabilitas IT yang dimiliki suatu perusahaan
4. Business Application
5. IT Failure
Institusi pendidikan yang memperhatikan IT Governance tentu akan memilih perangkat IT yang berkualitas sehingga menghasilkan sistem informasi manajemen yang handal dan mendukung pendidikan. Jim Collins dalam buku best sellernya Good to Great mengatakan teknologi memang dapat mempercepat transformasi tetapi teknologi tidak dapat menyebabkan tranformasi itu sendiri. Artinya, IT Governance juga berkaitan dengan pengembangan SDM yang berkualitas.
Dari beberapa uraian IT Governance dan kaitannya dengan dunia/institusi pendidikan di atas, dapat diambil beberapa point penting mengenai peranan IT Governance:
1. Conformance objective( penyesuaian) – berfokus pada education governance
2. Sebagai pendukung dunia pendidikan untuk mencapai tujuannya
3. IT berfungsi sebagai pengiriman dan pelaporan data, dalam hal ini IT harus dapat
memastikan:
• Integritas informasi
• Ketepatan waktu untuk mempercepat pengambilan keputusan
• Menyediakan laporan
• Mengotomatisasi penangkapan data.
4. Memberikan layanan yang diperlukan kepada masyarakat akademis secara memuaskan,
handal dan terjangkau.
5. Meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan misi pendidikan
6. Dalam kaitannya dengan keamanan informasi, IT Governance berperan dalam hal:
• Confidentiality
• Integrity
• Availability of information
• Kontinuitas dari service dan proteksi-terhadap asset informasi
7. Memberikan informasi yang akurat ke dalam dan luar institusi.
4. Kesimpulan
Setiap institusi pendidikan yang menggunakan IT mutlak harus memahami dan menggunakan IT Governance untuk mengelola teknologi informasi di dalam institusi pendidikan, demi memberikan layanan dan informasi akademik yang akurat, cepat, handal, dan mudah dijangkau sehinngga tujuan utama pendidikan tercapai secara efektif dan efisien. IT governance yang efektif berarti penggunaan IT pada insititusi pendidikan tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara penggunaan IT dengan visi, misi, tujuan dan nilai institusi pendidikan yang bersangkutan.
IT Governance dalam dunia pendidikan merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip institusi pendidikan dengan memfokuskan pada kegiatan manajemen dan penggunaan IT untuk pencapaian tujuan institusi pendidikan. Pada intinya IT governance adalah serangkaian kegiatan pengambilan keputusan, akuntabilitas pelaksanaan kegiatan penggunaan IT, siapa yang mengambil keputusan, mengatur dan mengelola proses pembuatan dan pengimplementasian keputusan-keputusan yang berkaitan dengan IT.
5. Referensi :
[1] Ayuning Budiati. 2006. Makalah : IT Governance Sektor Publik Di Indonesia:Konsep dan
Kebijakan. Bandung.
[2] Jaka Sembiring, dan Kuswardani Mutyarini. Makalah : Arsitektur Sistem Informasi untuk
Institusi Perguruan Tinggi di Indonesia. Bandung.
[3] Materi Kuliah IT Policy dan Strategy Management: CISA Review Manual 2009. STIMIK
Nusa Mandiri, Jakarta.
Komentar
Posting Komentar